/ noviembre 2, 2019/ Consejos

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Hace un tiempo que quería escribir sobre proyectos. Es un tema muy extenso, me apasiona muchísimo y estoy convencida que sin claridad al desarrollarlos se pierde muchísimo tiempo.

Un proyecto es algo mucho más común de lo que imaginas y la verdad me interesa que este concepto no se vea como algo ingenieril que solo es aplicable para obras grandísimas y complejas. En esta entrada te lo demostraré con un ejemplo cotidiano que estoy segura que has desarrollado antes.

Un proyecto es un conjunto de actividades relacionadas entre si, y cuyas ejecuciones son necesarias para alcanzar una meta, a las cuales les dedicarás tiempo, dinero y energía. Siempre estaremos involucrados con proyectos, es más tu vida por si sola es el proyecto más grande e importante que desarrollarás. Ejemplos de proyectos podrían ser:

• Organizar una cena para tu familia,

• Remodelar tu cocina,

• Viajar en tus próximas vacaciones,

• Implementar un procedimiento nuevo en el trabajo,

• Cambiar de trabajo,

• Aprender algo nuevo, etc…

Todos los proyectos tienen las mismas 5 etapas, las cuales muchas veces desarrollamos sin darnos cuenta. Identificar las 5 etapas que componen un proyecto es la clave para plantearlo y ejecutarlo de manera ordenada y exitosa. Dichas etapas son:

1. Formulación. Prácticamente es la lluvia de ideas de donde nace y se toma la decisión de dar inicio a un proyecto.

2. Planificación. Implica la investigación y el orden de lo que se debe hacer, cómo, cuándo, por qué, en qué momento, etc.

3. Ejecución. Accionas lo necesario.

4. Monitoreo y Control. Observas y analizas todo durante la ejecución. Si algo negativo sucede, regresas a la etapa de planificación y modificas lo que necesites.

5. Cierre y Evaluación. Concluyes lo bueno, lo malo y lo feo sobre tu experiencia con el proyecto.

Para que te queden aún más claros estos conceptos. Las desarrollaré con el primer ejemplo cotidiano de los que mencioné anteriormente: “Organizar una cena para tu familia”

1. Formulación, el inicio del proyecto

Aquí nace la necesidad de hacer el proyecto (la cena familiar). Probablemente sea porque algún miembro de tu familia cumple años, tal vez porque alguno alcanzó una meta importante o quizás simplemente tienen como tradición reunirse cada cierto tiempo. En fin, pueden haber diferentes razones para desarrollar este proyecto, lo importante es que tomes en cuenta toda la información que se genera en la lluvia de ideas de esta etapa, pues es la información que ordenarás en la siguiente etapa de planificación.

Durante la lluvia de ideas de esta etapa es importante responder a preguntas como:

• Qué se incluirá en la cena?
• Donde será?
• Cuanto costará y con qué dinero se costeará?
• Quién apoyará en la coordinación?
• Cómo medimos la asistencia?

El ordenar las respuestas a preguntas como estas, es lo que establece la planificación del proyecto.

2. Planificación, escríbelo todo.

Esta es la etapa más importante de un proyecto. La planificación es ordenar las respuestas a las preguntas anteriores, lo que tendrá como consecuencia el listar diferentes actividades y tareas que deben tener como mínimo:

• Un responsable
• Un tiempo determinado y/o fecha tope
• Un presupuesto

Siguiendo con el ejemplo, respondiendo a la primera pregunta “Qué incluirá la cena?” esto implica tomar decisiones sobre varias opciones como “Incluirá entrada, plato fuerte y postre?” “Sólo se darán picadas y postre?” “Solo será un plato fuerte y bebidas durante toda la cena?” Hay muchísimas opciones que se te podrían ocurrir y para decidir por algunas opciones, u otras, es probable que se requieran realizar tareas como:

• Ir a ciertos restaurantes para probar tipos de comida,
• Preguntar a miembros de la familia que les gustaría,
• Consultar en internet buenas reseñas sobre tipos de comida, entre otras…

Todas estas son tareas que posiblemente se requerirían hacer para tomar las decisiones, y para hacerlas podrías apoyarte en algún miembro X de la familia (el cuál sería el responsable), quién tendría que hacer esas actividades días antes de la fecha de la cena (esta sería la fecha tope) y con algún presupuesto que podría ser mínimo o tal vez no. Todo depende del proyecto y que tanto recurso la familia disponga para su ejecución.

De esta manera vas desarrollando cada pregunta y listando a su vez las actividades y tareas que requieres hacer para responderlas. En esta entrada no desarrollaré todas las preguntas por que la haría muy extensa y más adelante haré una entrada exclusiva para la etapa de planificación de un proyecto. De igual manera te doy la total apertura de escribirme a contacto@querubepanama.com si tienen alguna pregunta sobre esta etapa tan importante o si quisieras orientación con la planificación de algún proyecto que estés desarrollando.

3. Ejecución, no te aferres a lo planificado.

Aquí simplemente accionas lo que planificaste y es importante que no te aferres a ejecutar explícitamente lo que escribiste en tu planificación. Créeme, te lo dice alguien lo ha aprendido a los golpes. No siempre todo lo planificado te sale perfecto, si es cierto que entre más detalles tu planificación, más factores y escenarios podrás ver claramente y por ende prepararte para el peor escenario. Sin embargo, hay muchísimos factores que no puedes controlar y que simplemente tienes que resolver en el momento, y por eso es que existe la siguiente etapa de un proyecto, el Monitoreo y Control.

4. Monitoreo y Control, lo más divertido de un proyecto.

Durante la ejecución de un proyecto, en este caso; durante la cena, debes medir de alguna manera que todo avance como lo planeado. Podrían salir muchísimas cosas mal; podría faltar alguien que estaba encargado de llevar algo o tal vez el restaurante podría haberse equivocado en la hora de la reserva o tal vez confundieron el menú que pediste y ahora incluyeron algo que algún asistente no tolera. Ufff, podrían pasar muchísimas cosas y el dar monitoreo y llevar control de todo, así sea con una simple llamada, es lo que te podrá dar la oportunidad de girar el timón y cambiar algo de lo planificado.

Es importante mencionar que no todo lo inesperado que pasa durante la ejecución de un proyecto son cosas malas, también te podrías llevar gratas sorpresas de cosas que salgan aún mejor de lo que lo planeaste, lo importante allí es que al monitorear y controlar todas las actividades de tu proyecto podrás sumar esas experiencias para tomarlas en cuenta en futuros proyectos similares.

5. Cierre y evaluación, nunca olvides reflexionar.

Sobre todo lo que ocurra en la ejecución de tu proyecto debes aprender, sobre lo que planeaste y te salió perfecto, sobre lo que no salio bien y te puso en corredera, sobre lo que te salió mejor de lo que esperaste, etc. Al final de cada proyecto debes evaluar lo sucedido y reflexionar al respecto. Si no reflexionas e internalizas las lecciones de cada experiencia que afrontes, es muy probable que lo vuelvas a sufrir en algún otro proyecto.

Ahora bien, después de explicar cada etapa de un proyecto, es primordial que no confundas los conceptos de tarea, actividad y proyecto. Estos comúnmente se confunden pero no son lo mismo. Un proyecto esta compuesto de actividades y una actividad esta compuesta de tareas. Tomando en cuenta el mismo ejemplo que desarrollamos en esta entrada puedo identificarlas de la siguiente manera:

De igual manera, un conjunto de proyectos forman un programa y un conjunto de programas conforman un plan. Por ejemplo; tu puedes desarrollar tu plan de vida para el año 2020, el cual podrá estar compuesto por un programa de educación, un programa laboral y otro programa familiar. Estos programas a su vez podrán estar compuestos por un sinnúmeros de proyectos de lo que tu quieras alcanzar en ese año, para cada una de esas áreas de tu vida. Si en tema de educación tu quisieras, aprender un nuevo idioma (ese sería un proyecto), leer 10 libros sobre un tema en específico (ese sería un segundo proyecto), tomar un seminario on-line sobre redacción (ese sería un tercer proyecto); y así sucesivamente los vas desglosando en las actividades que requiere cada uno de esos proyectos, que como ya mencioné anteriormente implican análisis y decisiones, y por último las tareas, acciones concretas, que son necesarias para desarrollarlo.

Para ayudarte con este tema, he desarrollado una plantilla que personalmente utilizo y puedes descargar haciendo click en el siguiente enlace: 2019.11.01 – Plantilla para Desarrollar Proyectos.

Para concluir me gustaría reiterar que para tener claridad y ejecutar con éxito todos los proyectos que se te ocurran, necesitas formular y planificar tus proyectos. Eso te dará la claridad que necesitas para ahorrar muchísimo tiempo y sorpresas no deseadas.