/ agosto 1, 2019/ Consejos

Si pudiera usar una máquina del tiempo y consiguiera conocer a un personaje de la historia, esa persona sería sin duda Dwight D. Eisenhower, un militar y político de los Estados Unidos a quien le agradezco muchísimas enseñanzas. Pero en este post no pretendo hablar de su historia y los logros que obtuvo (si quieres saber más de su vida; hay un montón de información en internet sobre su genialidad), la verdad en esta ocasión me gustaría enfocarme en una herramienta de productividad que nos dejó y que ha trascendido con los años. Hablo de la “Matriz de Eisenhower” la cual se utiliza para gestionar eficientemente tus tareas en el tiempo y yo en lo particular la uso muchísimo para gestionar mi correo electrónico.

Cómo podrás imaginarte, y al igual que muchas personas, recibo bastantes correos diarios en mi trabajo. Hace un tiempo cada vez que recibía uno, y me salía la alerta en una esquinita de la pantalla, paraba lo que estuviera haciendo para leerlo. Luego me di cuenta de que esta no es una buena práctica y que a menudo perdía la concentración. Es por esta razón que he establecido una hora de mi día para la gestión del correo electrónico. Casi siempre intento que sea media hora mientras me como mi snack de media mañana y media hora mientras como el snack de media tarde, pero eso es súper relativo para mi… pues hay días que tengo reuniones, otros en donde me estoy trasladando de un lugar a otro, o que estoy enfocada revisando informes aplicando la Técnica de Pomodoro, etc. No todos los días gestiono el correo a la misma hora, pero lo importante es que gestiono todos los correos juntos. Es allí donde aplico la Matriz de Eisenhower y aquí te contaré con un ejemplo cómo lo hago…

 

¿En qué consiste la aplicación la Matriz de Eisenhower?

Es una matriz de cuatro cuadrantes que nos ayuda a priorizar la atención de las tareas que se nos dan:

Recordar esta matriz da mucha claridad para cuando tienes muchas cosas que hacer y poco tiempo. No únicamente es aplicable para gestionar el correo electrónico, puedes hacerla tu filosofía y aplicarlo en tu gestión de tareas o actividades en general, es cuestión de gustos.

 

¿Cómo aplica Querube Panamá la Matriz de Eisenhower en la Gestión del Correo Electrónico?

Como en cada entrada que hago intento explicarte con un ejemplo concreto, imaginemos que llega la hora que estableciste para gestionar el correo electrónico y tienes los siguientes 6 correos pendientes de leer en tu bandeja de entrada.

Yo siempre inicio revisando desde el correo más antiguo hasta el más reciente, pero la verdad llevar ese orden es irrelevante, lo importante es que le establezcas una posición en los cuadrantes de la matriz a todos sin excepción. Le coloqué una numeración en orden de llegada para identificar cada correo y aquí te enumero mis acciones para cada uno.

  1. Como podrás ver el correo más antiguo que tengo es de Valeria Guzmán, recibido a las 4:59 pm del 30 de julio, es un simple recordatorio, por lo que es algo importante pero no urgente. Dicho esto, agarro mi agenda de objetivos y planifico en que momento hacer esa evaluación de contratista que me pide Valeria.
  2. El correo de María Restrepo de las 5:03 pm es el envío de un acta, eso sólo es gestión documental, por lo que cae en el recuadro de la matriz de lo no importante y no urgente. Mi acción automática es agarrar esa acta adjunta y archivarla.
  3. El correo de Andrés Pérez de las 5:20 pm indica que le comuniques a un proveedor que tiene un cheque por retirar, esto es algo urgente más no importante para mí, por lo que entra en el recuadro de delegar. La acción es reenviarlo al proveedor delegando ese trámite al verdadero interesado.
  4. El correo de Valeria Guzmán de las 7:15 pm indica que hay un atraso en la ruta crítica del proyecto de mantenimiento, para los que administran proyectos un atraso en la ruta crítica es grave, pues significa que la fecha de finalización del proyecto se atrasó. Por esta razón, la atención de este tema es algo Urgente e Importante. Por lo que apenas termine de gestionar los correos faltantes analizo el tema y lo atiendo sobre cualquier otro que tenga programado en agenda.
  5. Andrés Pérez volvió a escribir a las 8:35 am del día 31 de julio indicando que hay correcciones que hacer a una gestión de cobro, por lo que de igual manera que el correo anterior de Andrés, esto es algo urgente más no importante para mí. Lo delego reenviándolo al responsable de dicha corrección.
  6. Y por último, un señor llamado José García envío un correo a las 9:05 am con unas fotografías de muestras. Sí estaba esperando esas fotografías para concretar algún análisis, recae en el cuadrante de algo importante pero no urgente, pero si es un vendedor de esos que manda información para ver si algún día te convierte en su cliente; entonces definitivamente cae en el recuadro de la matriz de lo no importante y no urgente. Si es el primer escenario agendaré el análisis pendiente, pero si es el segundo escenario; borraré ese correo o lo archivaré sí esas fotos me son útiles.

En fin, podría darte un montón de ejemplos diferentes de como aplicar la Matriz de Eisenhower en el diario, lo importante es que cada tarea debe ser analizada de manera individual. La idea es que con la práctica, cada vez que tengas que establecerle prioridad a algo, se te vengan a la mente en automático ¿Esto es Urgente o no? ¿Esto es Importante o no? Y puedas identificar rápidamente en que cuadrante de la matriz estaría e ir atendiendo tema por tema de manera productiva.

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