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Entre los temas que me han escrito al Instagram, que quisieran que tocara en mi blog y podcast, mencionaron al famoso Multitasking.
A pesar de que muchos que hablan de productividad mencionan que ser multitarea no es una buena estrategia, aún veo y escucho a otras personas hablar como si fuera una habilidad necesaria para lograr algo en la vida.
Incluso, he visto descripción de puestos de vacantes que listan entre las habilidades necesarias del candidato el ser “multitasking” y el trabajar “bajo presión”, Jesucristo! Eso me da una alerta de futura explotación laboral. Y lo peor del caso es que muchos normalizan la situación. Muchos podrían decirme “Lo que pasa Querube, es que yo soy ingeniero, o yo soy emprendedor, o yo trabajo con muchos clientes diversos… en esos trabajos uno no puede hacer una sola cosa, son trabajos que requieren ser una especie de pulpo para poder avanzar.” Pues lamento comentarte que no es cierto, no hay nada más productivo que enfocarte en una sola cosa, no hay mejor técnica de gestión de tiempo que esa.
Sin embargo, soy consciente que el enfocarse no es tarea fácil. Personalmente lucho conmigo misma para saber que hacer y que no, y en qué momento; pues soy una persona que tiene varios proyectos en paralelo y confieso que muchas veces he confundido el ser polifacética con el ser multitarea.
Una persona polifacética es aquella que tiene la capacidad de realizar varias actividades distintas, yo considero que lo soy. Por otro lado; la persona multitarea es aquella que realiza varias actividades distintas simultáneamente, que es lo que no te deja enfocarte y por ende avanzas muy lento.
Yo no soy una experta en el tema, como les comenté yo misma lucho con mantener mi agenda bien distribuida entre todos mis proyectos, me la paso tomando decisiones de que actividades debo priorizar. No obstante, en un club de lectura en donde estoy participando, leímos en el mes de febrero de 2021 una joya de libro que me dio algunos tips para enfocarme y que me gustaría compartir en esta entrada.
El libro se llama “El poder de Mantenerse Enfocado” de tres autores; Jack Canfield, Mark Victor Hansen y Les Hewit. Y aunque el título del libro habla directamente sobre enfoque, te da consejos para la vida entera. Incluso, puede que lo siga mencionando en futuras entradas pues el aprendizaje fue bárbaro.
Ahora, sin esperar más te comento muy puntualmente sobre 4 recomendaciones que dio el libro y que me gustaron:
1 – El poder del NO
Esto todo el mundo lo aconseja, pero aunque te parezca extraño hay muchísimas personas que les cuenta decir que NO. Y la respuesta es sencilla, esa persona que le cuesta decir que no es aquella que; o no tiene claras sus metas o se puso demasiadas metas para un corto tiempo.
El tema de metas es tan amplio que da para una entrada adicional, pero lo que quiero resaltar aquí es que si tú tuvieras claro que tu meta es por ejemplo, pasar más tiempo con tus hijos en los fines de semana, no estuvieras atendiendo correos de clientes mientras los llevas al parque. No intentes ser multitarea, aunque sea muy fácil responder correos desde el celular, el tiempo que planeaste jugar con tus hijos es de ellos. Si no estas presente, entonces internamente no has concientizado la meta de estar con tus hijos.
Otro ejemplo que me pasó a mi sobre el ponerme muchas metas en poco tiempo fue el de publicar activamente en dos cuentas de Instagram que tengo; la de @entreplieguesqp, que es mi pasatiempo de flores de papel y la de @querubepanama que es donde llevo mi blog y el podcast. Me hice un super calendario de publicación y al final por mi paz mental quedé priorizando por una entrada al mes en el de Querube Panamá y usar la de Entre Pliegues para fechas importantes, en donde hago flores para regalar. Porque no me iba a dar la vida para llevar esas dos cuentas activamente en paralelo.
Al final para priorizar metas solo debes decidir por la que te da más beneficios (no necesariamente económicos) y vas invirtiendo tu tiempo en base a esa priorización.
Cómo verás el tema de decir que no, no es tan fácil cómo parece. Estoy consciente que cuesta y yo aún sigo luchando conmigo misma para enfocarme.
2 – No confundas lo urgente con lo importante
Esto es un clásico, sobre todo para los que tienen jefes intensos, de esos que te llaman por lo que sea y a la hora que sea.
Te cuento una escena; estas revisando un informe importante, te llama tu jefe que necesita no se qué cosa para ya!, paras lo que estas haciendo y buscas resolverle con lo que te pidió, poco tiempo después ves que por correo te llego la información que te pidió, se lo reenvías de inmediato (pues recuerda que él lo quería para ya!) lo llamas para decirle que la información esta en su correo y él te responde, si ok, lo reviso ahora… y al día siguiente que le consultas a tu jefe si vio la información, te dice; a cierto! Ya la voy a ver.
Eso era lo que necesitaba para ya! Y por lo que te sacó de tu concentración mientras revisabas un informe? Ja! Eso no era urgente señor jefe, importante puede ser… pero la palabra urgente es de vida o muerte, son cosas que te hacen perder o tiempo o dinero con cada minuto que no lo tengas. Este ejemplo también aplica para emprendedores que viven corriendo tras las solicitudes de sus clientes. Tener clara la diferencia entre algo urgente que se TIENE que hacer ya! y algo importante que se PUEDE programar, es vital!
Pues si tratas todo lo que llega a ti, llamadas, correos, solicitudes, como cosas urgentes. Jamás te concentrarás en las tareas que haces, seguirás trabajando en modo multitarea y avanzaras lento.
Lo que el libro recomienda para este punto es la “Solución de los 4 pasos” también llamada de las “4 Ds”. Qué dice esta técnica? Bueno que cada vez que algo llegue a ti, debes decidir si hacerlo o no, utilizando 4 opciones
- Desecharlo, Decirte a ti mismo: “Yo elijo no hacer esto” por la razón que sea.
- Delegarlo, Pasarle esa actividad a alguien más, es algo que aunque sea importante, alguien más puede hacerlo.
- Diferirlo, es algo importante que se necesita que lo hagas tú mismo, así que prográmalo para otro momento.
- Hacerlo (Do it), aquí si entra lo urgente, esto si se hace de una vez.
Cuando leí esta parte del libro, me recordó mucho a la Matriz de Eisenhower, tengo una entrada sobre la gestión del correo electrónico usando esa técnica, pero puede usarse para cualquier asunto que debas gestionar, te dejo el enlace por si quieres verla. Tiene un ejemplo y todo, y funciona de la misma manera que esta de las 4 Ds.
https://www.querubepanama.com/gestiona-tu-correo-electronico-con-la-matriz-de-eisenhower/}
3 – Concéntrate en tus talentos naturales y delega los demás
Esto me pareció super interesante pues muchas personas recomiendan reforzar tus puntos débiles en vez de los fuertes. Disque para tener un equilibrio entre tus capacidades. Aún recuerdo a una maestra diciéndome, “Querube tu eres muy buena en matemáticas, puedes entender rápidamente sin practicar mucho, por eso no estudies matemáticas, debes invertir más tiempo en estudiar geografía, en eso si debes mejorar”
Cuando leí esta parte del libro entendí, que si me hubieran alentado a practicar más matemáticas puede que haya sobresalido mucho más como estudiante, en vez de alentarme en algo que nunca me gustó y que me mantuvo siendo una estudiante promedio. Bueno pasa lo mismo siendo adultos.
Digamos que tu eres emprendedor, y tienes que ordenar facturas para tu declaración de renta para el pago de impuestos, yo la verdad respeto a los contables por que eso me parece una actividad muy aburrida. Bueno, lo que plantea el libro es que no intentes dedicarle mucho tiempo a esa actividad, pues como te parece algo aburrido te verás tentado a interrumpir dicha actividad y a tratar de hacer otras simultáneamente. Y las facturas que pudiste ordenar en 1 día de trabajo, las ordenarás en 5. En pocas palabras avanzarás lento. Si es tu caso, delega eso, no te martirices y dedica tu tiempo a cosas que si te gusten y te genere algún beneficio, es más probable que mantengas la concentración en algo que te guste o te genere.
Ahora me dirás, “Ok Querube, eso me parece genial, pero yo no tengo dinero para delegar todo lo que no me gusta hacer” bueno el libro propone un ejercicio muy interesante que es el de calcular cuanto es tu valor por hora. Esto es fácil de hacer, toma lo que ganas de salario, o la utilidad que facturas de tu negocio y divídela en la cantidad de horas laborales que inviertes.
Digamos que ese número es de 2,000 dólares al mes. Y tu trabajas de lunes a viernes 8 horas cada día. Bueno el valor de tu hora es $ 12.50. Cada hora que tu inviertes en ordenar facturas son $ 12.50 que dejas de ganar. Teniendo esa claridad, sabrás que te sale mejor; si contratar a alguien que lo haga por tal vez 10 dólares la hora. O simplemente hacerlo tu pero estar consciente que tienes que hacerlo rápido porque el tiempo es dinero. Y el hacerlo rápido significa enfocarte y decirle adiós a la multitarea que nos hace más lentos.
4 – Ponte límites y cúmplelos
Necesitas decidir con claridad cuales son los límites de cada una de tus actividades. Si tu trabajo es de 8 de la mañana a 5 de la tarde, no tienes por qué estar viendo Instagram a las 9 am. Es increíble el nivel de adicción a las redes sociales que tenemos (y me incluyo en eso). Hay un documental de Netflix que habla sobre eso y la verdad es que es super real. No me vengas con eso disque “Querube, lo que pasa es que puedo ver un live mientras contesto unos correos” jajajaja claro que puedes hacerlo, pero quiero que sepas que demorarás el triple de lo que debes. olvídate de tratar de ser multitareas, eso te hace lento. Por eso, aunque sea difícil, apaga todas las notificaciones, ponles horario a tus aparatos distractores y enfócate en los horarios que tienes establecidos para cada cosa.
Un ejercicio que el libro menciona es listar todas las actividades que haces en una semana de trabajo normal, luego hacer ciertos análisis con esa información y tomar decisiones al respecto. Para tratar de llevar una vida equilibrada y tener enfoque en las actividades en donde eres más brillante y te generen algún beneficio.
Me pareció un buen ejercicio, similar al que menciono en mi entrada de “Planifica Tu Tiempo” te dejo el enlace por si te interesa enfatizar más al respecto.
https://www.querubepanama.com/planifica-tu-tiempo/
Es importante que sepas que si vas al libro no encontraras estos puntos con este esquema y en este orden, son cosas que me resonaron y que yo condensé. Pero si te interesa saber más te dejo un enlace de afiliado de Amazon que fue donde lo compré (dale click a la imagen). Sinceramente considero que es una joya de libro y que vale la pena leerlo.
Y quisiera terminar esta entrada con una frase del libro digna de un tatuaje (jejejeje mentira) que dice:
“El éxito no consiste en hacer magia o en seguir recetas secretas, Sólo hay que aprender a concentrarse”
Cualquier comentario adicional que quieras hacer o si tienes alguna idea de tema para futuras entradas, me puedes escribir por DM de Instagram o a mi correo contacto@querubepanama.com. Nos escuchamos el 1 del próximo mes.