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Hola a todos, como lo comenté en un video que subí la semana pasada en Instagram, esta entrada del 1 de octubre del año 2021 la dedicaré a compartir preguntas que he recibido y las respuestas que he dado, pues pienso que podrían ser de utilidad para otras personas.
Es importante mencionar que todas mis recomendaciones las hago en base a mi experiencia y a lo que he aprendido en libros a la fecha. Yo sigo aprendiendo cada día y ajustando mis técnicas, así mismo te propongo a que pongas en práctica y decidas que funciona para ti y que no,
Por el momento te comparto 11 preguntas que he recibido y por respetar la privacidad de cada uno, no mencionaré nombres. Solo la pregunta que recibí:
1 – He tenido problemas para terminar mi proyecto de grado en la universidad y eso me tiene súper frustrada, comencé a escuchar tus podcasts y he estado usando la herramienta TRELLO para planificar mis metas y he tratado de cumplirlas, Me gustaría saber cómo no pierdes el ritmo?
Antes de responder como no perder el ritmo si me gustaría hacer un upgrade sobre aplicaciones de gestión de proyectos. Usé TRELLO por un tiempo, me encantaba tanto que hasta lo mencioné en una entrada. Sin embargo, he descubierto Asana y la amo más! Entre todas las funcionalidades que tiene, me encanta que puedo con un solo clic cambiar la vista de tablero a vista tipo checklist y a vista tipo calendario. Es una pasada. Sin mencionar que puedo vincularlo con Google calendar y ver todo junto! En mi trabajo como consultora me ha servido muchísimo. Y ojo! No digo que Trello es malo, simplemente a mis necesidades, me gusta más Asana, ustedes pueden probarlas y decidir qué tal.
Ahora, respondiendo la pregunta que recibí, la respuesta rápida es “Hábito mata procrastinación”. Y cuando tienes un hábito automatizado el ritmo no se pierde. Necesitas implementar un hábito que te ayude a avanzar en tu proyecto de grado. Muchas personas pensaran, aja Querube pero los hábitos son actividades repetitivas que haces con frecuencia, cómo desarrollo un hábito que me ayude a avanzar con un proyecto específico que tiene montón de actividades diferentes? Pues para mi eso se hace amarrándote a la unidad de medida constante de todos los proyectos y que nunca cambia “el tiempo”. Prográmate dedicarle a ese proyecto de grado una unidad de tiempo de manera constante. Por ejemplo, agarra tu planificación semanal y asigna los bloques de tiempo que puedas a avanzar en tu proyecto de grado y hazlo un hábito. Digamos que en la semana estas full y decides dedicarle todos los sábados y domingos en las mañanas. Bueno, ese tiempo bloquéalo y repítelo tantos sábados y domingos que necesites. Toma en cuenta la regla de Hábitos Atómicos que dice que fallar una vez es permitido, pero dos no; pues ya sería la creación del hábito de ignorar tu proyecto de grado. Y Ojo! El tema no acaba aquí, bloquear tu tiempo es el primer paso, debes convertir tu proyecto de grado en un montón de objetivos SMART pequeños y esos objetivos asignarlos a esos bloques de tiempo que ya bloqueaste y allí con el tiempo vas trackeandolos. Esto último es bien importante, pues si no divides un proyecto en objetivos SMART es probable que no avances.
En fin, si haces el trabajar en tu proyecto de grado a un horario en específico con el tiempo cada vez q estes en ese horario lo harás!
2 – Si quiero organizarme para estudiar, eso es objetivo o proyecto? Qué diferencia hay entre objetivo y proyecto?
El proyecto es un conjunto de actividades necesarias para alcanzar un meta. Una meta se puede traducir como un objetivo general, algo que quieres lograr a largo plazo. Sin embargo, el término objetivo, solito a secas, es más comúnmente usado cuando hablas de acciones más aterrizadas con resultados a corto plazo. La verdad si investigas sobre la terminología, puede que te confundas. Por eso yo trato de resumirlo en 2 términos: Objetivos Generales (fin a largo plazo) y objetivos SMART (fin medible casi siempre a corto plazo). El ejemplo que colocas de “Organizarte para Estudiar” sería muy general, podría encajar más en la meta que quieres conseguir. En el resultado que obtendrás al desarrollar tu proyecto personal. Y para conseguirlo tendrías que aterrizarlo en actividades que te lleven a conseguir objetivos SMART.
3 – Planifiqué mi semana, el lunes todo de maravilla pero martes demoré en algo y todo lo posterior fueron tareas que tuve que correr y me toco dormir tarde. Cómo puedo mejorar?
Esto suele suceder mucho cuando inicias en la organización de tu agenda. Lo primero es tener claro es que cuando no cumples tu planificación es por tres cosas:
- O paso un imprevisto puntual, lo cual no debe preocuparte mucho porque como fue un evento puntual, en la próxima no deberías demorar más de lo que planificaste,
- O colocaste menos tiempo del que realmente demoras en realizar una actividad. Esto tampoco debe preocuparte porque al analizar la situación, solo debes ajustar los tiempos en la siguiente planificación,
- O te entretuviste en algo. Y si fue esto último, pues amigos hay cosas que cambiar. Hay que gestionar interrupciones, alejarte de ladrones de tiempo (principalmente el celular) y muy pero muy importante, analizar tu comportamiento porque muchas veces cuando nos entretenemos es porque eso que tienes que hacer no es una actividad muy placentera para ti. Solo con saber eso ya puedes gestionar mejor tu dialogo interno y tu dialogo interno es el que impulsa casi siempre a moverte y hacer algo.
Yo la verdad recomiendo ser muy flexibles, sobre todo al inicio. Esa es una de las razones por la cual amo manejar mi tiempo en base a bloques de tiempo con objetivos en cada uno de ellos y no tener una agenda apretada dividida por horas.
4 – Tengo dos metas generales y he listado lo que tengo que hacer para cumplirlas, pero tengo muchos cambios que hacer y me bloqueo intentándolo todo. Cómo priorizo entre tantas acciones?
En este pequeño error caí yo hace un tiempo. Cuando uno planifica algo se siente como la mamá de tarzán y llena la lista de cosas por hacer casi que hasta el infinito. Y la verdad es que cuando uno intenta implementar muchas cosas a la vez, no las cumple. Es el mismo principio del multitasking, es casi que imposible hacer bien varias cosas al mismo tiempo. Entonces que es lo mejor? Pues priorizar como dice quien hizo la pregunta, en eso esta clarito. Pero aja Querube, que hago primero? Bueno, si ya todas esas cosas que quieres hacer están transformadas a objetivos SMART o Hábitos a desarrollar, yo recomiendo dos enfoques que pueden trabajarse en paralelo.
- Puedes priorizar por la acción que consideres más importante, esa acción que aunque sea larga y complicada es casi que de vida o muerte. En un rato daré un ejemplo para que se entienda lo que quiero decir.
- El otro enfoque es priorizar por lo más sencillo. Pues esa actividad sencilla te dará un resultado rápido y tener resultados de lo que sea que hagas te mantendrá motivada.
Un ejemplo que puedo mencionar sobre esto es la meta general que tengo de mi 2021, y que he mencionado en otro podcast, y es que quiero recuperar mi salud en todo el sentido de la palabra. Después de investigar un poco me di cuenta de la importancia de la alimentación saludable para tener una buena salud. Después de mucho leer concluí que eso es realmente la acción más importante para cumplir mi objetivo general. Pero es alimentarme saludable es un hábito que demoraría en establecer en mi vida, es el más importante, pero demora.
Por otro lado otra de las acciones que yo consideraba fáciles de realizar y que me darían resultados de una vez era el atenderme con ciertos médicos especialistas; nutricionista, ginecólogo, dentista, dermatólogo, etc. Para tener salud necesitaba atenderme con profesionales, hacerme laboratorios y otras cosas. Entonces el sacar citas y atenderme con estos profesionales era para mi una actividad menos que tenía que hacer en mi plan. Salir del consultorio y hacer check done en mi plan de un especialista menos, me hacía sentir que avanzaba y eso me motivaba a pensar, bien y ahora que más? No sé si me explico.
Entonces que recomiendo priorizar para cuando quieres obtener un objetivo? Lo más importante y lo más fácil. Dos acciones en paralelo.
5 – Tengo un grave problema de desorganización que ya afecta hasta mi salud, quiero cambiarlo y me han ayudado mucho tus podcasts pero no se bien por dónde empezar. De los libros que recomiendas hay alguno que me aconsejes para empezar a saber planificar mi tiempo y comenzar a llevar una agenda?
Bueno, libros para organizarte y gestionar tu tiempo hay montones! Incluso yo tengo una lista extensa de libros por leer porque a cada rato sale otro. No obstante, si pudiera recomendar uno, solo uno, que te ayudará a empezar sería el de Solo Una Cosa de Gary Keller.
6 – En el trabajo dirijo una empresa con 40 personas, la mayoría de mis tareas son complejas requiriendo además colaboración de diferentes equipos. Tengo bastantes proyectos o tareas complejas en marcha y me cuesta mucho aterrizar las tareas en la agenda en fechas concretas para que todo cuadre y esté coordinado. Cómo puedo hacerlo?
Cuando manejas muchos proyectos en paralelo, debes hacer cierta organización previa antes de ir a tu agenda. Y si adicional a eso tienes que darle seguimiento a personal, uffff… se te puede formar un arroz con mango y te sentirás mas desordenada que nunca. Qué te propongo? Usar tablas y hacer listas en ellas. Después que organizas todas las actividades y pendientes en tablas, tanto tus pendientes como los de tu equipo, tu agarras eso y lo pasas a tu agenda.
No es fácil, así que no te sientas mal si te está costando; actualmente estoy llevando una consultoría en donde tengo que hacer exactamente lo mismo pero con menos gente y a veces siento que se me enredan los cables.
Este es un ejemplo de tabla que podrías generar para tratar de dar un orden preliminar:
| Actividad por Hacer | Responsable | Fecha límite | Proyecto |
Ojo! La primera columna de actividad por hacer debe ser SMART, debe ser algo medible. No puedes poner allí “Informe de Marzo” por que eso no dice nada, Debe ser una acción bien específica.
La columna de proyecto te la agrego porque mencionas que tienes varios, yo en lo personal a cada proyecto le asigno colores, jejejeje soy muy visual, y cuando veo una actividad de un color ya se de que proyecto es. Pero es cuestión de gustos.
Cuando finalmente aterrices la tabla agarra las actividades en donde tu eres el responsable y distribúyelas en los bloques de tiempo de tu agenda. Y las otras actividades que no son tu responsabilidad solo ponlas en un calendario que te recuerde que en tal fecha alguien debe hacer X actividad. Google Calendar es cool en ese aspecto porque te da alarmas.
En la actualidad yo levanto esta tabla y luego la paso a Asana, las que son mi responsabilidad me pongo como responsable y le pongo el rango de tiempo en que debo hacerla (el bloque de tiempo asignado) y las que no son mi responsabilidad las pongo como actividades de X proyecto y a inicio de día me manda un correo de todas las cosas que X proyecto que otros deben entregar ese día. La verdad esa aplicación es muy buena.
7 – Gestiono un grupo de 14 personas. Ellos pueden tomar decisiones en sus proyectos pero algunas cosas deben ser aprobadas por mi antes de que salgan a la luz. He intentado tener reuniones semanales con ellos pero no me funciona, porque durante el día ellos tienen dudas o requieren decisiones que no pueden esperar y me interrumpen. Se que debemos evitar las interrupciones pero yo soy de trabajar a puertas abiertas. Eso mismo me pasa con el correo electrónico. Así como muchos entran en mi oficina, recibo demasiados correos. Qué me puedes recomendar?
El gerenciar con política de puertas abiertas es una buena práctica de liderazgo. En eso te aplaudo. Sin embargo no puede ser así todo el tiempo. Yo te recomiendo que de los dos bloques de tiempo que uno tiene en el horario laboral, dediques uno a trabajo de concentración y otro a igual trabajar pero manteniendo tu política de puertas abiertas. Teniendo en cuenta que en ese último bloque podrías tener interrupciones, por lo que los objetivos que programes deben ser leves. El tema de los correos es lo mismo, establece un horario para revisarlos, 2 o 3 veces al día por 30 minutos. Si con eso no es suficiente para vaciar tu bandeja de entrada entonces hay posibilidad de que tu seas un cuello de botella en tu organización y allí ya habría que tomar otras decisiones de fondo. Como el darles más poder a tus subordinados para que puedan tomar decisiones o quitándote funciones y contratando a una asistente que gestione esas funciones.
Lista las actividades que haces en tu día a día, uno piensa que no pero siempre pero siempre hay espacio para delegar.
8 – Tengo tanto que hacer todos los días que siento que no avanzo. Qué hago?
Si sientes que no avanzas puede ser por muchas razones:
- Estas queriendo abarcar más de lo que humanamente puedes hacer
- No estas aterrizando tus actividades en objetivos SMART y priorizando entre ellos. Lo que se traduce a falta de planificación concreta.
- Estas intentando hacer varias cosas a la vez, practicando en multitasking.
- Estas entreteniéndote con facilidad. Ya sea porque no has logrado mantener tus ladrones de tiempo a raya o ya sea porque hay muchas de las actividades que tienes que hacer que no son de tu gusto.
Cuando tu aterrizas tus actividades en objetivos SMART y los planificas en un bloque de tiempo bien gestionado, si o si avanzas, porque un objetivo SMART es medible. Tienes que proteger tu bloque de tiempo como si fuera de vida o muerte. Sin interrupciones, sin celular, sin nada que te desenfoque, etc. Entonces para cada uno de los 4 puntos anteriores hay recomendaciones distintas. Si identificas cual de esas es la razón que no te permite avanzar, me puedes escribir y te recomiendo algo más puntual.
9 – Me chiflan tus podcasts! Cómo aprender a delegar para optimizar el tiempo en trabajo?
Gracias! y aprovecho para decir, todas las personas que me han mandado preguntas me han agradecido por los podcasts solo que en diferentes párrafos y no he compartido textual todo. Pero esta persona si me escribió un solo párrafo. A todos ustedes, de nada! Es la idea de este proyecto personal, gracias por escucharme.
Ahora retomo la pregunta, hay delegar. Nos cuesta tanto y es tan importante! No te voy a mentir, a mi en lo personal me cuesta. Incluso tengo ya comprados 2 libros al respecto y los tengo aquí en mi casa casi que quiñándome un ojo para leerlos. Es un tema complejo y que me gustaría enfatizar y aprender más antes de darte una recomendación. Pues ese será un tema que definitivamente publicaré en el futuro. Me gustaría ya mismo darte una respuesta concreta, pues no soy partidaria de decir ten fe o simplemente hazlo, yo sé que tú puedes! Ese no es mi estilo. Pero siendo responsable, reconozco que de ese tema tengo que aprender más para ayudar a otros. Te prometo que esa entrada vendrá.
10 – Cómo hacer para no desenfocarse? Técnicas por favor.
Mira el desenfoque aparece cuando:
- Tienes como hábito, quizás de manera inconsciente, el practicar multitasking.
- No estas gestionando bien tus ladrones de tiempo.
- No quieres hacer eso que estas intentando hacer.
Técnicas concretas para los primeros dos puntos he publicado en mis episodios 17 y en los puntos 3 y 4 del episodio 21. Repetírtelas aquí haría el podcast mas largo de lo que ya está. Te dejaré enlaces para esas entradas en las notas del podcast.
Sin embargo, si luego de que analizas tu comportamiento te das cuenta de que tu tema es que no quieres hacer lo que tienes que hacer. Pues hay algo de dialogo interno que debes manejar o buscar la manera de convertir en un hábito esa actividad desagradable que no desarrollas enfocada. Para esto último te recomiendo los episodios 18 y 19 que son full de hábitos.
11 – Es funcional los bloques de tiempo? Que tanto están de moda.
Ufff, funcional es poco, llevo años gestionando mi tiempo con bloques de tiempo, he leído libros de autores que lo recomiendan y muchas chicas que se dedican a esto de la enseñanza en la gestión de tiempo también lo usan y recomiendan. Para mi es la manera más sencilla y flexible de organizarte. Y créeme he leído y practicado otras técnicas y siempre regreso a mis amados bloques de tiempo.
Y bueno, están son las preguntas que he recibido hasta el momento. Cómo verán no soy la chica más popular de Instagram y eso me encanta! pues por el momento puedo dedicarme a responderles personalmente sin que eso implique una inversión de tiempo monumental, recordemos que estas entradas las hago para ayudarlos. No monetizo nada, yo tengo mi trabajo como consultora y la verdad aunque se me ha pasado por la mente buscar la manera de monetizar este proyecto, por el momento no está en mi radar. Soy muy feliz con mi trabajo y me demanda muchísimo tiempo (por eso solo publico 1 vez al mes), pero considero que si como profesional puedo aportar alguito de lo que se, y de lo que voy aprendiendo día tras día, para que otros mejoren, pues en hora buena, debo hacerlo! Más adelante veremos qué pasa.
Eso sí es importante que sepan que muchas veces no soy tan rápida en responder y es porque le tengo horario al uso de mis redes sociales. No obstante, mientras pueda apoyar en que todos mejoren, así será. Siempre y cuando no abusemos, tampoco les voy a hacer una consultoría personalizada por DM de Instagram, jajajaja. Ustedes háganme preguntas puntuales, como las que he mencionado en esta entrada, y yo responderé. Cualquier consulta adicional, ya saben dónde contactarme.
Nos escuchamos el primero del próximo mes.
Enlaces complementarios para consejos:
Ep. 21 – 5 Recomendaciones para Priorizar
Ep. 19 – 22 Técnicas sobre Hábitos
Ep. 18 – 3 Aprendizajes sobre Hábitos
Ep. 17 – Dile Adios al Multitasking
Ep. 4 – 3 Consejos para llevar una Agenda de Objetivos (Bloques de Tiempo)