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Imagínate este panorama… llegas a la oficina a las 8:00 am en punto, prendes la computadora inmediatamente, abres Outlook y zas! Aparece repentinamente la ventana de notificaciones que te recuerda que tienes una reunión.
Llegas a esa reunión sin haber tenido tiempo de leer nada y te das cuenta que a pesar de que llegaste 5 minutos tarde, fuiste la primera en llegar. Tiempo después llegan grupos de otros participantes conversando amenamente sobre los temas de actualidad y va pasando el tiempo sin empezar. Te comienzas a desesperar, intentas hacer un “To Do List” en tu cuaderno y a leer correos desde el celular, para intentar aprovechar el tiempo, pero te perturba el saber que tienes un montón de temas por atender mientras estas en esa sala de reuniones escuchando a los demás hablando del último video viral que protagonizó las redes sociales el día anterior, no puedes trabajar mientras esperas.
Después un tiempo allí, finalmente la persona que lidera la reunión pide silencio. Inicia sin ningún orden establecido, va preguntando por solicitudes previas, correos, metas que necesitan alcanzar; un montón de temas diversos sin ningún orden o conexión lógica entre sí. Algunos opinan, otros comentan con frases como “estoy en eso” o “ya lo estoy gestionando”, otros sólo apuntan y otros solo observan callados.
Acaba la reunión y sólo esperas haber anotado todo lo necesario porque el acta que resume los compromisos de la reunión (si es que se redacta un acta) siempre llega días después.
Te percatas que ya es casi la hora de almorzar y te vas a comer como flash para ver si te da tiempo de revisar correos antes de otra reunión que tienes que atender en la tarde… y en esa reunión de la tarde, la historia se repite.
Al llegar a la hora de salida, sientes que simplemente no avanzaste nada de tu trabajo del día, aún tienen un montón de cosas por revisar y, una vez más, debes sacrificar de tu tiempo personal para seguir trabajando de noche en la oficina.
¿Te parece familiar?
Bueno, es el diario vivir de las que trabajamos en posiciones que involucran muchas reuniones. Realmente es muy difícil gestionar varias reuniones al día y aun así tener tiempo de ver correos, revisar informes y atender gente sin tener que sacrificar tiempo personal. Es por esa razón que es súper importante optimizar el tiempo que se invierte en las reuniones. He escuchado a muchas personas decir cosas como, “otra reunión… que pereza, como si no tuviera cosas que hacer”, y la verdad es que las entiendo, por que muy pocas personas que lideran reuniones utilizan alguna metodología o procedimiento que acorte el tiempo a lo mínimo y termine convirtiendo esa reunión en una inversión productiva de tu tiempo laboral, en vez de una perdida de él.
Soy administradora de contratos y llevo un par de años liderando reuniones, desde muy cortas y sencillas, a reuniones complejas de seguimiento de compromisos contractuales. En mi trabajo un acta de reunión firmada tiene poder contractual, por lo que brinda un sustento importante para cualquier tema que surja en el futuro. Y como podrás imaginarte, pasé mucho tiempo trabajando “horas extras” (que ya sabemos que de extras no tienen nada, porque no son remuneradas), como consecuencia de no ser partícipe de reuniones eficientes.
Poco a poco fui identificando muchas situaciones y cosas por mejorar, por lo que fui haciendo mi lista de buenas prácticas en reuniones para que se hicieran en menor tiempo. Obviamente los métodos para tener una reunión eficiente podría variar dependiendo de los temas de esa reunión, sin embargo me atrevo a listar las que considero aplican a cualquier caso:
1 – No coloques reuniones en horario inmediato de entrada a trabajar
Ni de entrada a la jornada laboral, ni de entrada de la hora de almuerzo; pues es muy difícil que se empiece puntual.
2 – Lee el acta anterior con anticipación
Si eres la líder de la reunión, tomate unos minutos para comunicarte previamente con los que participarán y recuérdales los compromisos que tienen pendiente. Créeme, somos adultos y somos profesionales, podrías pensar que no eres la secretaria de la gente y es cierto, pero no tienes idea lo perjudicial que será para todos que se pregunte en una reunión sobre algún compromiso anterior y que el responsable simplemente no tenga respuesta para ese compromiso. Esa situación se ahorra simplemente enviando un chat un día antes a esa persona diciéndole “Holaaaaa, cómo estás?, mañana tenemos la reunión recuerda TAL tema” y listo, puede que ya lo recordará o puede que no… no importa, invertiste menos de un minuto y ganarás un punto menos que mantener en el acta.
3 – Llega 5 minutos antes
Esto es esencial! Por respeto a los puntuales, se debe empezar a la hora pactada. Inicia las reuniones a la hora e indica que los que no han llegado se incorporarán al llegar y verás que con el tiempo a esos impuntuales les dará pena entrar con la reunión ya iniciada y mejorarán.
4 – Planifica tu intervención en la reunión preparándote para cada punto de manera breve y concisa
Si es un tema abierto, solo escribe:
- Estatus resumido del tema (En qué cancha está el balón?, o sea, en manos de quien está ese tema actualmente).
- Fecha estimada de resolución del tema o de cambio de estatus, aunque no dependa de ti, se deben plasmar fechas estimadas que motive a plasmar un estatus diferente en la siguiente reunión.
- Responsable del seguimiento o resolución del tema.
Ejemplo incorrecto: “El proveedor tiene la información y enviará la cotización”
Ejemplo correcto: “María González ya envío la información al proveedor, el cual se comprometió a enviar la cotización a José Ruíz el 15 de abril”
Si es un tema cerrado, solo escribe:
- Plasma una afirmación sólo si es relevante.
- Borra cualquier afirmación que ya haya quedado plasmada en la reunión anterior.
- Si lo mencionado no es relevante, no se deja en acta. Hagamos actas claras, directas y cortas; no es necesario poner toda la historia de cada punto, si el acta es muy larga a todo el mundo le dará pereza volverla a leer.
5 – Evita utilizar gerundios (acciones en desarrollo)
Solo utiliza pasado o futuro señalando fechas concretas o estimadas, por ejemplo; no utilices “Estoy gestionando”, utiliza gestioné en XX fecha o gestionaré para XX fecha.
Ejemplo incorrecto: “Se está gestionando la creación de la orden de compra de computadoras”
Ejemplo correcto: si es algo que ya sucedió “María González gestionó el pasado 20 de abril la orden de compra de computadoras” o si es un compromiso “María González gestionará para el 5 de mayo la orden de compra de computadoras”. No se deja nada en presente.
6 – Procura no atender el celular
Parece básico, pero no lo es. He tenido reuniones en donde toca repetir varias veces algo por que no se cuenta con la atención completa de los participantes. No somos niños para pedir apagar los celulares ni mandarlos a guardar, pero lo mínimo que tenemos que hacer es dar el ejemplo y buscar esos momentos para hacer comentarios sutiles al respecto. Recuerda que lo bueno se pega.
7 – Intenta no mantener conversaciones, ni comentarios en paralelo
Esto no es tan fácil y depende mucho del líder de la reunión, quien es el que mantiene el orden, hay muchos temas que pueden extenderse o desviarse del objetivo de la reunión, ayuda mucho tener la batería de la agenda y cada cierto tiempo interrumpir a todos y pedir fecha y responsable diciendo algo como “ok, pero sobre este tema, para cuándo puedes tener respuesta?”.
8 – Opina o cuestiona a las ideas, no a las personas
Si no estás de acuerdo con algo, ten mucho cuidado de cómo lo comunicas en una reunión, puedes ganarte un disgusto sin necesidad.
9 – Resume los temas abiertos en tabla de compromisos
Esta práctica no es tan común pero la recomiendo un montón! No hay nada mejor que ver en una sola hoja todos los compromisos de la reunión con un responsable asignado y una fecha tope de resolución o cambio de estatus. Créeme, puede que al llenar esa tabla sencilla en los últimos 5 minutos de la reunión te des cuenta que algún punto quedo sin responsable asignado o sin fecha de cumpleaños.
Ejemplo:
| Compromiso | Responsable | Fecha Tope |
| Gestionar orden de compra de computadoras | María González | 5-mayo-2019 |
| Seguimiento a proveedor para envío de cotización | José Ruíz | 15-abril-2019 |
10 – Si no puedes asistir, envía el resumen de tus puntos con alguien
O por correo, lo importante es tener respuesta de los puntos que te competen, o si solo estabas invitado para estar anuente, entonces lee el acta en cuanto puedas para enterarte de lo sucedido.
11 – Redacta un acta o los compromisos de la reunión durante la misma
Si eres el líder de la reunión o la persona encarga de redactar el acta, hazlo mientras la reunión esté desarrollándose dando la oportunidad que todos lean lo que escribes, ya sea usando un proyector o una pantalla. Créeme, con cerrar el acta de la reunión inmediatamente termina dicha reunión ahorras un montón de tiempo. He visto casos en que personas revisan actas para ser cerradas días y hasta semanas después, lo cual es una pérdida de tiempo porque algunos suelen olvidar sus compromisos y no tienes como exigir. Situación que se soluciona fácilmente si proyectas el acta o la tabla de compromisos durante toda la reunión y al final solo pides a todos los asistentes que esperen 5 minutos para imprimir, revisas la redacción y ortografía rápidamente, imprimes y pasas a firma, si es necesario para tu caso archivar actas firmadas, si no es necesario entonces manda el acta por correo de manera inmediata y listo, todos tendrán el acta sin objeciones.
Y bueno, espero que este recuento de buenas prácticas sea de provecho para ti. Si aún no tienes el control de tus reuniones, no intentes aplicarlos todos de golpe! Soy consciente que no es fácil optimizar este tiempo, pero ve aplicando cada punto poco a poco y verás que conviertes estas prácticas en hábitos que con el tiempo harás sin pensarlo. No tenemos por que invertir muchas horas de trabajo en reuniones que pueden hacerse en minutos.